Используемая на АЗК система автоматизации должна ?уметь? учитывать все нюансы этих разнородных видов деятельности, предоставляя при этом владельцам станций сводную аналитику, а также инструменты управления предприятием такой сложной структуры.
Рассмотрим некоторые аспекты ведения учета на автозаправочном комплексе, в состав которого входит кафе и автосервис, на примере системы автоматизированного управления ?АСТОР:Нефтесбыт.АЗК?.
,Вариантов размещения кафе на АЗК достаточно много, это зависит от большого числа параметров ? начиная от землеотвода и заканчивая проектом самой станции. Но глобально можно сделать следующее разделение: кафе расположено в одном помещении с магазином АЗК или кафе расположено отдельно от остальных строений станции. Кроме того, кафе может иметь собственный кассовый аппарат или обслуживаться кассовым аппаратом другого торгового подразделения АЗК. В любом случае информация по продажам кафе должна поступать в единую систему учета.
,Учет работы кафе основан на использовании калькуляционных карт. Это документ, который содержит список ингредиентов данного блюда и количество этого ингредиента для производства единицы блюда. Именно эта карта будет использоваться при производстве, которое выполняется в документе ?Z-отчет?.
Производство готовой продукции можно осуществлять двумя способами:
? Количество порций, которые нужно приготовить, известно заранее. В этом случае используется специальный документ ?Производство?, который позволяет приготовить определенное количество порций, используя ту калькуляционную карту, которая наиболее полно подходит для выбранного варианта производства данного блюда;
? Количество порций, которые нужно приготовить, заранее неизвестно. В этом случае производство продукции осуществляется документом закрытия смены (Z-отчет) непосредственно в момент закрытия кассовой смены. В этом случае будет произведено столько порций, сколько реально было продано, и эти порции тут же будут списаны со склада.
Реализация готовой продукции собственного изготовления, равно как и всего ассортимента, который может продаваться через зал кафе, осуществляется с помощью контрольно-кассовой машины, которая подключена к системе ?АСТОР:Нефтесбыт.АЗК?.
Подсистема отчетов позволяет контролировать такие параметры работы кафе как:
? расход ингредиентов, которые были потрачены на изготовление того или иного блюда;
? потребность в ингредиентах по текущим калькуляционным картам;
? формирование ведомости учета остатков продуктов на складе;
? использование прочих аналитических отчетов системы:
- отчет о продажах
- оборотная ведомость по товарам
- динамика продаж и т.д.
Описанные механизмы системы ?АСТОР:Нефтесбыт.АЗК? служат для эффективного управления кафе на АЗК.
,
Под автосервисом на АЗК понимается подразделение, выполняющее мелкий ремонт автомобилей и предоставляющее ограниченный объем сервисных услуг. Необходимо понимать, что сервис на АЗК и ?полноценный? сервис отличаются как по объему оказываемых услуг, так и по размеру производственных площадей. Подсистема автоматизации автосервиса в системе ?АСТОР:Нефтесбыт.АЗК? рассчитана на управление подразделением, обладающим 2-3 подъемниками, не требующим планирования загрузки производственных мощностей и выполняющим как простые виды ремонта и обслуживания: мойка, замена масел, развал-схождение и т.д., так и более сложные операции, при этом не требующие специализированного оборудования, которое присутствует на полноценных автосервисах.Особенностью услуг автосервиса является их нормирование производителем автомобилей для каждого семейства или модели автомобиля. Это нормирование выполняется в нормо-часах. На разные модели автомобилей возможна разная стоимость как самой работы (в нормо-часах), так и самого нормо-часа. Кроме того, возможны работы, которые стоят одинаково для всех моделей и марок автомобилей.
Система позволяет назначать цены на автоработы таким образом, чтобы учесть обе особенности назначения цен на этот вид работ. Для учета таких работ в системе существует специальный вид товаров ?услуги автосервиса? и документ ?Установка отпускных цен?. Для того чтобы указать стоимость работы, необходимо добавить новую цену на услугу сервиса, указать группу или конкретную модель машины, вид нормо-часа и стоимость в нормо-часах. Кроме того, можно указать стоимость автоработы ?по умолчанию?. Эта стоимость будет использоваться в том случае, если выбирается модель, для которой нет явного указания ее цены и в том случае, когда мы вообще не ходим разделять стоимость работы по моделям и маркам автомобилей. Работа может оцениваться не только в нормо-часах, но и обычным образом.
Для того чтобы оформить факт ремонта, необходимо сформировать документ ?Заказ-наряд?. Данный документ содержит как работы, так и запасные части, которые были использованы в процессе ремонта. Для работ можно указать, кем из персонала выполнялась работа и долю этой работы в процентном выражении. Так как в тот момент, когда машина попадает в сервис, невозможно определить весь объем работ и запасных частей, которые потребуются для выполнения ремонта, персонал сервиса может внести в документ только предварительные работы, а уже в процессе выполнения ремонта указать те работы и запасные части, которые реально потребовались для ремонта.
,
Если через сервис проходит достаточно большой поток автомобилей, количество заказ-нарядов в системе становиться достаточно большим, и становится трудно искать нужный документ среди аналогичных. Для облегчения такого поиска система предоставляет следующую возможность: каждый заказ-наряд имеет уникальный штриховой код. Поиск документа осуществляется с помощью сканера штрих-кодов, подключенного к компьютеру, на котором оформляются документы. Система находит документ и автоматически открывает его - процесс поиска документа максимально упрощается.Кроме собственно документа, система обладает набором отчетов, которые позволят повысить управляемость автосервиса. Например, можно получить информацию о том, какие запасные части необходимо дополнительно заказать на склад сервиса, исходя из текущих остатков сервиса и потребностей в них (на основании оформленных за день заказ-нарядов).
Система позволяет получить историю ремонтов по конкретной модели или контрагенту, а также показать сводную загрузку персонала станции за определенный период времени.
,Если автосервис на АЗК продает различные расходные материалы (стеклоомывающую жидкость, масла и т.д.), то эти товары можно проводить через магазин, который есть на АЗК. Если магазина нет, то такие товары можно продавать через кассовый аппарат, установленный в сервисе и подключенный к системе учета.
Таким образом, система, установленная на АЗК, позволяет проводить анализ текущей деятельности автозаправочного комплекса как в целом, так и по отдельным видам деятельности, и помогает выработать на основании анализа необходимые управляющие решения. /info/astor/
Автор: Александр Плякин
