Время экономить: как сократить затраты на документооборот

Расходы на документооборот связаны со множеством непроизводственных проблем. Например, анализ эффективности работы показал, что:

• половина звонков сотрудников в службу поддержки связаны с проблемами печати;
• расход ресурсов повышаются до 30% из-за неэффективной организации инфраструктуры печати и документооборота;
• компании могут иметь до 10 раз больше устройств, чем им требуется;
• более 60% компаний не занимаются постоянным мониторингом расходов на helpdesk и тех. поддержку;
• в целом, траты на печать входят в пятерку главных статей расхода компании.

Работа с документами - едва ли не основное занятие любого офисного сотрудника. Содержание и обслуживание офисных печатных центров - настоящая головная боль начальства и IT-отдела. И это не единственная проблема. Содержание и обслуживание - платные услуги, и в среднем на печать уходит от 2% до 5% чистой прибыли компании.

Так возможно ли наладить эффективный документооборот в отдельно взятом офисе с минимальными расходами компании и без перегрузки для ИТ отдела? Как построить экономичную систему печати? Как существенно сократить расходы на работу с документами?

Статистика, отражающая КПД сотрудников, выявила:

• до 40% рабочего времени уходит на поиск информации, связанной с документооборотом;
• сотрудники тратят в среднем около 150 ч/год на поиск неправильно архивированных документов;
• 5% документов теряются;
• для восстановления утерянного документа необходимо более суток;
• 24% напечатанных документов остаются невостребованными в лотке устройства.

На эти вопросы с успехом отвечает японский производитель KYOCERA Document Solutions. Корпорация предлагает универсальное решение - в результате масштабного анализа всех сфер документооборота компании машины и программное обеспечение индивидуально настраиваются под любые нужды пользователя, и образуют собой «Систему управления документооборотом» (Managed Document Services; MDS). Это профессиональная услуга для оптимизации всего процесса работы с документами, позволяющая сократить расходы на треть. Что она собой представляет?

Комплекс MDS - гибкая система оптимизации, которая поможет компании любого профиля и размера снизить расходы на документооборот. В данной системе 5 основных фаз: анализ имеющегося документооборота, создание проекта по оптимизации, внедрение данного проекта, контроль его эффективности, и сама дальнейшая оптимизация. Одновременно Система Управления Документооборотом MDS - это комплекс программ и приложений для управления документооборотом, и, конечно, машины - принтеры и МФУ, их сервис.

Все компании, внедрившие у себя решения MDS от KYOCERA Document Solutions добились существенного сокращение расходов на печать.

В России одни из «пионеров» - ювелирная компания АДАМАС, страховая группа МСК и ДИТ г. Москвы.

В мировой практике MDS внедрено у таких гигантов как, например, HONDA и DELOITTE, и успешно используется в настоящее время.

Программы и утилиты

Кроме создания и внедрения проекта, оптимизации KYOCERA Document Solutions предлагает универсальное ПО для работы с документами. Это арсенал простых программ для всех: специализированные утилиты для IT-отдела, набор ПО для пользователей с разным уровнем доступа и разнообразные опции для хранения и обработки документов.

Программы для IT-отдела в основном предназначены для мониторинга работы устройств и оперативного решения проблем. В зависимости от потребностей клиента предлагаются также разные варианты программ.

Обновление парка принтеров и МФУ

Оптимизация офисной техники - важный компонент MDS. Часто там, где стоят четыре МФУ, достаточно двух с правильно распределенной нагрузкой. Местоположение в офисе и доступность также принимается во внимание. Оптимизация позволяет точно выяснить, сколько устройств нужно и где они должны быть расположены. Важно отметить, что тот парк МФУ, которым вы пользуетесь, менять не обязательно. Можно со временем перейти на устройства KYOCERA Document Solutions, просто потому что содержать МФУ с высокой стоимостью одного отпечатка невыгодно. В среднем у устройств KYOCERA максимальная стоимость отпечатка в два раза ниже, чем у аналогичных моделей других брендов. Это касается и ч/б и цветной печати. Но принудительного перехода на парк «родного» МФУ не требуется, если вы хотите просто пользоваться решениями MDS от KYOCERA Document Solutions.

KYOCERA Document Solutions с 2007 г предлагает целый набор индивидуальных решений по работе с документами, подходящих конкретному клиенту, и успешно работает с множеством компаний по всему миру. Большинство клиентов внимательно считают свои деньги, и прикладывают максимум усилий к урезанию расходов. Решения MDS стали простым эффективным инструментом для сокращения затрат на работу с бумагами, оптимизацию работы ИТ отделов и предоставления достойного уровня сервисной поддержки документооборота.

MDS от KYOCERA Document Solutions - будущее документооборота, и это будущее - уже в России.

​​