Однако на пути расширения своего бизнеса владельцы АЗС часто сталкиваются с проблемами, о которых до этого времени даже и не подозревали. Трудности возникают, прежде всего, из-за возможного непонимания владельцем принципов:
? построения продажи и учета сопутствующих товаров;
? управления существенно (в десятки, а иногда и сотни раз) возросшей номенклатурой;
? организации заказа товаров;
? анализа и оптимизации работы новых видов деятельности.
Некоторые владельцы (или управляющие сетей) сетуют на то, что, приходится сдавать магазин при АЗС в аренду только потому, что у них нет инструмента управления этим бизнесом. Располагая же таким инструментом, можно было бы с большей пользой самостоятельно заниматься продажей сопутствующих товаров и услуг. А чтобы понять, какой именно инструмент необходим владельцу АЗС, следует разобраться, в чем именно состоит разница между АЗС и АЗК.
Схема 1.
,
Первое, на что обращаешь внимание, ? это диапазон функций, которые возложены на саму станцию и, как следствие, на ее персонал. У автозаправочного комплекса он значительно шире, чем у простой станции, реализующей только топливо. Следующее отличие ? товарная номенклатура, с которой приходится иметь дело персоналу. Одно дело управлять тремя-семью позициями топлива (как на обычной АЗС), и совершенно другое ? двумя-тремя тысячами позиций товаров, находящихся в магазине при АЗК. Кроме того, нужно помнить и о нескольких десятках тысяч наименований работ, проводимых автосервисным сегментом (в случае, если эти работы разбиты по маркам автомобилей).С учетом указанных параметров и подбираются инструменты, которые требуется для эффективного управления соответственно автозаправочным комплексом или станцией. То есть согласно вводной необходима система, позволяющая систематизировать и управлять всем бизнесом. И потом, важно понимать отличия такой системы управления от системы учета и главное ? от системы управления отпуском нефтепродуктов.
Управлять отпуском нефтепродуктов ? значит:
? управлять топливораздаточными колонками,
? ограничивать и контролировать действия операторов,
? учитывать сменный расход отпущенного продукта,
? учитывать количество оставшегося продукта.
Необходимая нам система не является учетной, ей неизвестно, какова закупочная стоимость топлива, какое топливо было отпущено конкретному клиенту ? собственное или полученное на комиссию ? и т. п. Проще говоря, система управления отпуском выполняет функции системы управления технологическими процессами. Но ведь кроме этого на станции необходимо еще и учитывать реализованные нефтепродукты!..
И вот для этого нужна уже система учета. Как понятно из названия, система учета предназначена для учета хозяйственных операций, которые совершает компания в процессе своей деятельности. Типичным примером является любая бухгалтерская система учета. На основании данных системы учета можно принимать управленческие решения и получать аналитические отчеты.
Однако система учета не может предоставить всю информацию, необходимую для управления бизнесом. Опять-таки выходит, что описанные выше системы не удовлетворяют всем требованиям владельцев АЗК к инструменту для эффективного управления бизнесом. Требования к ней значительно превосходят возможности системы управления ТРК и бухгалтерских систем учета. Значит, инструментом в данном случае может являться лишь система управления бизнесом. Поэтому системой управления будет называться такая программная система, которая содержит не только модули, отвечающие за учет свершившихся хозяйственных операций, но и модули, которые позволяют проводить анализ учтенных данных, а также инструменты, помогающие принимать управленческие решения на основе контура управления с обратной связью. Поясним некоторые термины данного определения.
Любая система (а предприятие нефтепродуктообеспечения является системой) обладает определенным набором ?входов? (то, что является ?сырьем? для функционирования системы) и ?выходов? (то, что система производит в результате своей деятельности). Процесс производства (или выполнения основной деятельности компании) будем называть процессом преобразования. Схематично данный процесс можно изобразить следующим образом (слева ? входы, справа ? выходы):
,
При этом сумму ?выходов? назовем результативностью, а разницу между суммой ?выходов? и суммой ?входов? ? эффективностью. Именно по критерию эффективности мы оцениваем, насколько хорошо работает система. Здесь будет уместным вспомнить о том, что любая система создается для определенных целей. Чтобы проверить, насколько наши выходы соответствуют целям системы, необходимо сравнить выходы с целями работы системы. Таким образом, мы подходим к модели преобразования с обратной связью. Именно эта обратная связь и производит то самое сравнение, результатом которого является управленческое решение, связанное с изменением работы системы. Такая модель изображена на схеме.,Понятно, что собрать вручную и проанализировать большой поток показателей, характеризующих современную компанию, просто невозможно. Для этого нужна компьютерная система, которая:
? объединит данные, собираемые в распределенных базах данных сети АЗК (или АЗС);
? проанализирует собранные данные;
? поможет выработать на основании анализа управляющие решения и
? передаст эти решения на станцию (например: повысить или понизить отпускную цену на какой-либо товар, переместить товар на другой АЗК и пр.).
Естественно, что элемент такой распределенной системы, расположенный на АЗК, получает данные и из системы налива и с контрольно-кассовых аппаратов магазина, автосервиса, кафе. Кроме того, в рамках системы, установленной на АЗК, можно проводить анализ текущей деятельности конкретного автозаправочного комплекса ? как в целом, так и по отдельным видам деятельности. В базе данных центрального офиса имеем возможность формировать сводные отчеты как по результатам работы всей сети в целом, так и по результатам работы каждого конкретного автозаправочного комплекса.
Все вышеперечисленные возможности присутствуют в системе, о которой будет идти речь в начатом настоящей статьей цикле публикаций. Эта система называется ?АСТОР:Нефтесбыт? и состоит (в данный момент времени) из двух модулей:
? модуля, который работает на автозаправочной станции (АСТОР: Нефтесбыт. АЗК);
? модуля, который работает в центральном офисе сети (АСТОР: Нефтесбыт. Центр).
Александр Плякин, технический руководитель проекта ?АСТОР: Нефтесбыт?
