Что такое контрактное управление и что оно дает?
Контрактное управление подразумевает под собой постоянный процесс ведения и управления договорами на всем протяжении их жизненного цикла: в процессе закупки, подготовки и согласования, на этапе подписания и далее, вплоть до закрытия договора и исполнения гарантийных обязательств. Такая четко выстроенная система важна для всех типов контрактов, которые распространены в таких системообразующих отраслях, как нефтегазовая, строительная, металлургическая и др.Хорошо выстроенное контрактное управление обеспечивает четкое, прогнозируемое, прозрачное для обеих сторон исполнение договора. При таком подходе договор становится инструментом управления рисками при выполнении договорных обязательств сторонами не только в момент, когда риск реализовался, а намного раньше – при формировании контрактной стратегии, проведении закупочных процедур и контрактации.
Привлечение на ранней стадии создания договора контрактного менеджера как профильного специалиста позволяет максимально качественно подготовить контрактную стратегию, провести переговоры с участниками рынка, выработать и согласовать условия, которые позволят избежать существенных рисков при непосредственном выполнении работ по договору. На этапе практической реализации работ качественно подготовленный договор позволяет управлять рисками ежедневно, обеспечивая успешное и своевременное исполнение контрактных обязательств.
Путь к цифре в контрактном управлении
Российский бизнес, особенно крупный, находится в активной стадии внедрения цифровых решений, что влияет и на степень распространения ИТ в контрактном управлении. Здесь возможны различные варианты– контрактный менеджмент может быть встроен в юридическую функцию, в функцию закупок или реализован как отдельное операционное направление. Например, в «Газпром нефти», которая является одним из пионеров этого тренда в России, контрактное управление реализовано как часть функции закупок.Поскольку управление договорами в той или иной форме или степени зрелости осуществляется в любой компании, пусть даже и не выделяясь в отдельный бизнес-процесс, то часто для решения этой задачи применяются те цифровые инструменты, которые уже есть в компании. Вопрос в том, в какой степени они позволяют реализовать преимущества контрактного управления как системного подхода.
В российской бизнес-практике можно встретить различные уровни развития закупочных сервисов с применением цифровых инструментов:
- На начальных стадиях цифровизации компании используют базовые электронные таблицы и стандартные офисные программы. Такой подход характерен для малого и среднего бизнеса с ограниченными ресурсами. В результате, компания сталкивается с длительным временем обработки документов, риском их потери, высокой вероятностью ошибок при ручном вводе данных и сложностями в отслеживании сроков и условий контрактов;
- На промежуточном уровне компании внедряют специализированные программные решения для автоматизации закупок и контрактного менеджмента. Здесь появляются системы электронного документооборота, базы данных для хранения и поиска контрактов, инструменты для создания контрактов по шаблонам. Эти системы ускоряют обработку документов, снижают риск ошибок и обеспечивают более высокий уровень прозрачности и контроля;
- На высоком уровне цифровизации компании используют комплексные платформы и технологии, такие как искусственный интеллект и машинное обучение для анализа данных, выявления обязательств и предсказания рисков.
- Надстройки к существующим ИТ-системам. Преимущества такого подхода заключаются в легкой интеграции, быстром внедрении и экономии на обучении сотрудников, однако гибкость и масштабируемость такого решения ограничены.
- Самописное решение. В этом случае решение полностью адаптировано под специфические нужды и имеет высокую гибкость. Недостатками такого пути являются высокие затраты и длительный срок разработки, поиск квалифицированных специалистов.
- Готовое решение от внешнего разработчика. При таком подходе внедрение проходит быстро, а заказчик получает проверенное рынком решение, поддержку и обновления, проверенные решения. Однако возможны ограничения в адаптации, необходимость в реализации дополнительных функциональных и технических требований заказчика и зависимость от разработчика.
«Газпром нефть» сама формировала функциональные требования и искала разработчика. Заказная разработка позволила создать инструмент, который идеально соответствует требованиям компании.
Эффект цифровизации
Использование цифровых инструментов в контрактном управлении дает прямой и видимый эффект для управления исполнением договорных обязательств. Цифровые инструменты позволяют накапливать большое количество информации и данных, которые контрактный инженер видит в агрегированном представлении, может их оценить и делать выводы. Эти данные, как правило, независимы, поскольку они накапливаются из разных источников. Сухие цифры позволяют более качественно и точно соблюдать контрактные обязательства, проводить первичный анализ план-факт (какие договоренности были достигнуты на этапе согласования и подписания договора с тем, что по факту происходит при фактическом исполнении договора). В конечном счете такой подход способствует возможности реализации договора в запланированные сроки и в рамках заложенного бюджета, поскольку картина происходящего ежедневно видна и доступна для принятия верных решений.«Когда у специалиста в руках нет никаких цифровых инструментов, он принимает решение, базируясь на интуиции и имеющейся информации. Автоматизация контрактного менеджмента дает ему дополнительные факты, принимая рациональный анализ», – пояснила начальник Управления по развитию закупочных процессов и системы управления исполнения договоров Подразделения по организации закупок и МТО Департамента по закупкам и капитального строительства «Газпром нефти» Дина Бойко.
Например, в компании «Газпром нефть» автоматизация контрактного управления позволила добиться значительных результатов:
- время на формирование аналитических отчетов по исполнению договорных обязательств сократилось до считанных минут,
- повысилась точность и надежность получаемых данных о ходе исполнения работ и услуг,
- сократился объем претензионной работы,
- снижен рост стоимости договора в ходе его исполнения, обусловленный несоблюдением договорных обязательств,
- уменьшились трудозатраты сотрудников на ведение договоров.
Все сложное – просто с ЛИНКОН
Автоматизированная система ЛИНКОН создана на основании методологии и бизнес-требований «Газпром нефти», является российской разработкой и закрывает большой объем функционала, необходимого для автоматизации управления договорами.Базовой единицей учета в системе является договор, который внутри делится на обязательства (ключевая сущность в системе), которые собираются в реестр обязательств внутри каждого конкретного договора. В случае неисполнения договорных обязательств, в зависимости от ситуации, вносятся изменения в договор или инициируется допретензионная работа.
Система ЛИНКОН позволяет работать по всем этим направлениям – создавать и контролировать исполнение обязательств, анализировать стоимость и прогресс хода исполнения договора, вести допретензионную и претензионную работу, отслеживать платежи, создавать запросы на изменение условий, управлять изменениями по договору, фиксировать заключение дополнительных соглашений. ЛИНКОН интегрирована со смежными системами документооборота, платежной системой, а также имеет широкий спектр инструментов визуализации аналитики – дашборды, различные виды отчетов для контрактных инженеров и руководителей.
«Система ЛИНКОН задумывалась и строилась как единое поле для работы с договорами как со стороны заказчика, так и со стороны подрядной организации. Роли для сторон определены разные, но видеть исполнение договоров могут обе стороны договора. В решении реализован функционал по обмену задачами, постановке сроков по их исполнению, напоминания о приближении контрольных точек по договору. Это повышает прозрачность, оказывает положительное влияние на взаимоотношения «Газпром нефти» с компаниями-партнерами, что в свою очередь ведет к устойчивому росту и развитию бизнеса», – рассказала Дина Бойко.
Функционал ЛИНКОН постоянно расширяется, отвечая на постоянно возрастающие запросы пользователей, меняющиеся бизнес-потребности. В ближайшее время планируется добавить в ЛИНКОН новые функции, которые еще больше повысят эффективность и удобство работы с договорами, например, шаблонизировать типовые формы дополнительных соглашений и документы по допретензионной работе.
«Газпром нефть» видит большой потенциал в использовании решения не только внутри компании, но и в других организациях и рассматривает возможность вывода ЛИНКОН на внешний рынок. Компания уверена, что внедрение ЛИНКОН на внешнем рынке позволит другим компаниям воспользоваться передовыми инструментами в области контрактного менеджмента, что улучшит их бизнес-процессы и снизит операционные риски.
Цифровые инструменты в контрактном управлении
В процессе цифровизации контрактного управления работают те же ИТ-тенденции, что и в целом в бизнесе, связанные с новой промышленной революцией и Индустрией 4.0. Среди этих трендов можно выделить развитие искусственного интеллекта (ИИ), нейросетей, Интернета вещей (IoT), больших данных (Big Data), аналитики, облачных сервисов и др.Самая «горячая» ИТ-тенденция последних лет – нейросети и ИИ – активно применяются в контрактном менеджменте, помогая, например, в решении следующих задач:
- Анализ и классификация договоров. ИИ быстро анализирует текст договоров, классифицирует их по типам, выделяет ключевые условия и обязательства, что значительно ускоряет работу с документами;
- Выявление рисков. Анализируя исторические данные, нейросети могут находить потенциальные риски, помогая специалистам заранее выявить проблемы;
- Автоматизация создания документов. ИИ генерирует типовые документы по шаблонам, экономя время на выполнение рутинных задач;
- Предсказательная аналитика. ИИ использует исторические данные для прогнозирования возможных проблем и предлагает решения для их предотвращения.
- Стратегическое принятие решений. ИИ предоставляет данные и прогнозы, но окончательное решение остается за человеком;
- Переговоры и коммуникация. Переговоры с партнерами, разрешение конфликтов и личное общение требуют эмоционального интеллекта и навыков межличностного общения;
- Интерпретация связей и действий, выявление причинно-следственных связей. Обязательства в договоре представляют собой набор сущностей, какая из них предшествует другой, в какой связи они находятся, к каким последствиям это привело, – этот анализ должен выполнять человек, как на этапе составления договора, так и на этапе его реализации;
- Оценка юридических нюансов. ИИ может анализировать текст, но сложные юридические вопросы требуют экспертного знания юристов;
- Контроль качества. На сегодняшний день только человек может проконтролировать фактическое качество проделанной ИИ работы для обеспечения точности выполнения задачи и соответствия результата заданным требованиям;
- Недавно появившиеся задачи. ИИ обучается на определенной исторической выборке и при появлении принципиально новых данных требуется его дополнительное обучение.
Еще одна технология, активно развивающаяся в промышленности и имеющая значительный потенциал в контрактном управлении – Интернет вещей (IoT). Она позволяет собирать и анализировать данные с различных устройств и датчиков в режиме реального времени. Данные, поступающие от датчиков оборудования, систем позиционирования и других систем могут применяться в контрактном менеджменте как элемент автоматизации контроля исполнения договорных обязательств.
Примеры того, как IoT может применяться в контрактном менеджменте:
- Мониторинг исполнения договоров в реальном времени. IoT-устройства могут собирать данные о выполнении условий контрактов. Например, датчики могут отслеживать состояние оборудования и условия хранения продукции, что обеспечивает соответствие фактических параметров контрактным обязательствам;
- Управление ресурсами и логистикой. IoT-устройства отслеживают передвижение грузов и материалов, предоставляя данные о сроках доставки и состоянии товаров, что помогает обеспечить выполнение условий поставки и своевременное исполнение договоров;
- Повышение прозрачности и доверия. IoT-системы автоматически фиксируют данные о выполнении обязательств, делая процессы более понятными для сторон договора и снижая риски недобросовестного исполнения договоров, что укрепляет доверие между партнерами;
- Управление запасами. IoT-датчики отслеживают уровни запасов сырья и готовой продукции, автоматически инициируют заказы и управляют поставками, способствуя своевременному выполнению договоров;
- Аналитика и прогнозирование. Собранные IoT-данные используются для анализа и прогнозирования выполнения договоров, что позволяет точнее планировать ресурсы и улучшать управление договорами.
Системы видеонаблюдения и видеоаналитики с использованием ИИ позволяют проводить мониторинг количества сотрудников, находящихся на площадке, использование ими средств индивидуальной защиты (СИЗ), обеспечение безопасных перевозок и др. Это служит инструментом повышения уровня производственной безопасности и в т.ч. учитывается при управлении договором с подрядчиком.
Индустрия 4.0 предлагает множество других разнообразных технологий, которые можно успешно применять в контрактном менеджменте. Одним из широко развиваемых в мировой практике цифровизации контрактного менеджмента направлений являются блокчейн и цифровые контракты. Блокчейн представляет собой совокупность децентрализованных данных, обмен которыми выполняется по безопасным каналам, что позволяет реализовывать цифровые (смарт) контракты. Использование смарт-контрактов обеспечивает шаблонизацию и упрощение процесса управления договорами, поскольку текст договора становится машиночитаемым, он уже изначально размечается на обязательства и действия, которые должны предпринять стороны в рамках контракта, а их исполнение подтверждается автоматически. Это сокращает объем бумажного документооборота, обеспечивает постоянство данных, повышает точность и безопасность при исполнении договоров. Пока данные технологии развиты недостаточно для масштабного внедрения в бизнес-процесс, но перспективы весьма многообещающие.
Еще один технологический тренд, используемый для автоматизации контрактного менеджмента – Big Data. Обработка обширных объемов информации позволяет выявлять закономерности и тренды, что способствует прогнозированию и управлению рисками. Так, использование аналитики данных позволяет выявлять ключевые метрики эффективности договоров и оптимизации их условий.
Также большие перспективы имеет роботизация процессов (Robotic process automation, RPA) – технология автоматизации бизнес-процессов, применяемая для рутинных задач, которые выполняются по четко определенному алгоритму. В контрактном менеджменте программные роботы помогают в заполнении форм и обработке стандартных запросов, автоматической генерации документов и уведомлений по шаблонам.
На острие технологических трендов
«Газпром нефть» является одной из первых нефтяных компаний России, которая начала цифровую трансформацию своего бизнеса, рассматривая это направление как одно из основных в своем развитии. Ориентация на технологические тренды затрагивает и контрактное управление.Так, в управлении договорами «Газпром нефть» использует технологии, которые позволяют компьютерам читать и понимать естественный язык, анализируя текст для выделения информации о конкретных обязательствах в договоре. Используемые системы могут извлекать структурированную информацию из неструктурированных текстовых данных, к которым и относится любой сложный договор.
«Мы постоянно рассматриваем технологические новшества, которые мы можем внедрить в работу для автоматизации и цифровизации контрактного управления. Например, мы разработали и уже выводим в продуктив высокотехнологичный сервис, который позволяет автоматически извлекать из договора типовые обязательства. Сервис работает следующим образом: мы загружаем в систему скан или документ в текстовом формате, система выявляет обязательства и на выходе мы получаем таблицу, в которой отображается в каком пункте договора какие обязательства имеются, кто исполнитель, в какие сроки они должны быть реализованы и т.д. Впоследствии мы планируем внедрить этот сервис в систему ЛИНКОН», – рассказала руководитель направления по автоматизации бизнес-процессов Управления по внедрению системы управления договорами Анна Магаз.
Технологии Интернета вещей в «Газпром нефти» реализованы, например, в системе логистики нефтепродуктов, но для контрактного менеджмента в компании IoT пока остается перспективной задачей.
Компания постоянно изучает новые технологии и оценивает возможность их внедрения для оптимизации процессов с учетом их экономической эффективности. При оценке необходимости внедрения технологий всегда учитывается их окупаемость. Некоторые операции не требуют автоматизации, тогда как многие задачи можно автоматизировать с использованием доступных и недорогих технологий. Если стандартные методы не справляются, «Газпром нефть» рассматривает инновации, оценивая их потенциальную пользу и экономическую целесообразность. Также следует учитывать саму специфику контрактного управления – поскольку работа идет с договорами, имеющими юридическую силу и значительную стоимость, к внедрению технологических новшеств следует подходить взвешенно, выбирая те решения, которые уже апробированы временем.
Сочетание современного бизнес-подхода по управлению договорами и системной работе, с применением специальных цифровых инструментов, учитывающих потребности компании, работает на снижение рисков, повышение эффективности и создание дополнительной ценности для компании. Цифровое управление договорами дает возможность структурировать информацию, проводить глубокий анализ данных, в автоматизированном режиме отслеживать соблюдение обязательств по договору. Функционал цифровых систем позволяет разгрузить контрактных инженеров от рутинных операций по договору, высвобождая ресурс для тех направлений работы, где необходимо участие человека.
