Как выдавать электронные подписи удаленным сотрудникам и вахтовикам

Какие подписи может использовать компания

В законодательстве существует три вида электронной подписи и каждую из них компания может использовать для внутреннего и кадрового документооборота:

• Простая электронная подпись или ПЭП подтверждает факт подписания определенным лицом, но не защищает документ от изменения после подписания. Поэтому она не подойдет для документов, где важна безопасность. Например, для трудового договора или заявления об увольнении.
• Усиленная неквалифицированная электронная подпись или НЭП. Ее работодатель может выдать сотруднику на рабочем месте. НЭП можно подписывать любые неформализованные кадровые документы, кроме тех, где закон требует только квалифицированную электронную подпись.
• Усиленная квалифицированная электронная подпись или КЭП. Ее можно получить только в аккредитованном Удостоверяющем центре, ФНС или у ее представителей. КЭП можно подписывать любые документы. В том числе любые кадровые.

Почему выгодно использовать неквалифицированную электронную подпись

Обычно компании оформляют на сотрудников квалифицированные электронные подписи из-за их универсальности. Но за последние три года эта тенденция меняется в сторону неквалифицированных подписей: за три года количество НЭП, выданных с использованием Корпоративного центра регистрации Контура, выросло в 2,3 раза. Неквалифицированную электронную подпись ценят за ее безопасность и в то же время простоту получения: будущим владельцам не нужно ходить в удостоверяющие центры и тратить на это время. Личность можно удостоверить через сайт Госуслуги. Благодаря этому снижаются затраты на получение и обновление подписей сотрудников.

В чем проблема использования неквалифицированных электронных подписей

По данным экспертов Корпоративного центра регистрации Контура примерно в половине случаев бизнес при выдаче неквалифицированных электронных подписей выбирает удостоверение личности через Госуслуги — 60 на 40%.

Когда в компаниях есть большая разветвленная филиальная структура и сотрудники работают вахтовым методом, удостоверить личность с помощью Госуслуг — единственный доступный способ. Однако такой вариант подходит не всем, некоторые сотрудники отказываются создавать подтвержденные учетные записи на Госуслугах, и уговорить их на это становится большой проблемой для руководителей.

Как удаленно удостоверять личность сотрудникам, у которых нет учетной записи на Госуслугах

Если сотрудник трудится далеко от центрального офиса, то у компании есть два выхода:

1. Отправить сотрудника в ближайший удостоверяющий центр, чтобы он подтвердил свою личность.
2. Воспользоваться IT-решениями, которые помогут удаленно удостоверить личность сотрудника. О них расскажем ниже.

Какие IT-решения подойдут

Процесс оформления сертификата электронной подписи непростой — есть много требований, которые нужно соблюдать. Удостоверение личности владельца — один из них. Сделать это он может только в удостоверяющем центре или у его представителей. Когда в компании выдать подпись нужно больше 10 сотрудникам, процесс становится достаточно трудоемким, компаниям приходится тратить на это много времени и ужесточать контроль.

Чтобы снять нагрузку с компаний, Контур разработал решение — Корпоративный центр регистрации, который позволяет подтверждать личность будущему владельцу без посещения удостоверяющего центра.

Как работает Корпоративный центр регистрации

Организация, которая подключает Корпоративный центр регистрации, назначает сотрудника администратором сервиса, что позволяет ему быть связующим звеном между работниками компании и Удостоверяющим центром. После этого администратор может принимать заявки, собирать и проверять документы, подтверждать личность сотрудников.

В сервисе может быть несколько администраторов. Например, один будет принимать документы и оформлять заявки, другой — удостоверять личность. Организация может внедрить API и встроить решение в собственную информационную систему и настроить выдачу и удостоверение так, как удобно именно ей.




Сейчас КЦР Контура пользуется больше 20 тысяч компаний. С января по август 2023 года через Корпоративный центр регистрации компании выдали больше 73,5 тысяч сертификатов электронной подписи. Однако Корпоративный центр регистрации Контура подойдет не всем компаниям. Только тем, кто испытывает трудности с личным визитом в удостоверяющие центры или число сертификатов в компании превышает 10 штук.




Автор: Екатерина Данильчук