ТНК электронная

Тюменская нефтяная компания (ТНК)и компания АйТи объявляют о завершении первого этапа внедрения системы электронного документооборота БОСС-Референт в ТНК. Система электронного документооборота развернута в центральном аппарате ТНК в Москве и Нижневартовском общем центре бухгалтерского обслуживания.

Как сообщили корреспонденту интернет-газеты "Вслух.Ру" в пресс-службе компании АйТи, необходимость повышения потенциала нефтяной компании за счет роста эффективности использования ее интеллектуального капитала и получения в связи с этим дополнительных конкурентных преимуществ в рыночной борьбе, вызвало потребность создания в ТНК системы управления корпоративными знаниями. В качестве стратегической программной платформы была выбрана система Lotus Domino/Notes, а первым шагом на этом пути стало развертывание полнофункциональной системы электронного документооборота (СЭД) на базе разработанного АйТи программного продукта БОСС-Референт.

Выбор Lotus Domino/Notes был обусловлен тем, что данное программное решение изначально является информационной средой, предоставляющей большие возможности по структурированию и поиску информации и организации эффективной коллективной работы с ней. Эта программная платформа предоставляет средства хранения самой разнообразной информации в документированных базах данных.

Благодаря механизмам их репликации, наличию в составе системы корпоративной почты и мощных инструментов защиты информации, обеспечивается практически мгновенное ее распространение по всем офисам распределенной организации.

В качестве СЭД в результате тендера была выбрана система БОСС-Референт компании АйТи. Реализация проекта началась в декабре 2001 года и состояла из двух подэтапов. Первый, завершившийся в апреле 2002 года, - автоматизация дочернего предприятия ТНК - компании "ТНК-Бизнессервис", выполняющей функции общего центра (бухгалтерского) обслуживания (ОЦО) предприятий ТНК, расположенных в Нижневартовском регионе. В рамках этой части проекта было развернуто 120 рабочих мест системы БОСС-Референт, а сама система пополнилась специально разработанным модулем, который решает три задачи: создает хранилище электронных образов и текстов первичных финансовых документов ("платежек", накладных, счетов и т. п.), а также обеспечивает их передачу с обслуживаемых предприятий в хранилище и работу с ними.

На втором подэтапе БОСС-Референт был развернут в центральном аппарате ТНК в Москве. При реализации этого проекта система документооборота, разработанная АйТи, приобрела новые качества и новые возможности. Дело в том, что в отличие от большинства отечественных компаний, которые полностью следуют российской модели делопроизводства, ТНК исповедует скорее западную, децентрализованную модель. Основными ее чертами являются горизонтальный характер движения документов, предусматривающий возможность передачи документа непосредственно в подразделение-исполнитель, минуя руководство, и отсутствие общих для организации специализированных подразделений, занимающихся делопроизводством, в том числе контролем исполнительской дисциплины.

"В ТНК согласование документов каким-либо департаментом может выполняться с десятками других структур, и документооборот между ними организован по матричной схеме, т. е. "каждый с каждым". Эта схема работает и на уровне отдельных сотрудников, и БОСС-Референт смог обеспечить возможность реализации гибких списков согласования, - говорит директор департамента систем документационного обеспечения управления компании АйТи Игорь Бутенко. - Конечно, разработчикам нашей компании пришлось проделать довольно масштабную работу. Но результат того стоил - если ранее БОСС-Референт был ориентирован исключительно на иерархическую схему делопроизводства, соответствующую российским традициям, то теперь он успешно реализует и западный подход".

Сегодня к системе подключены все сотрудники центрального аппарата ТНК, которые так или иначе занимаются профильной для компании деятельностью, а не только 130 секретарей директоров департаментов, как было при использовании прежней СЭД, которая обеспечивала только функции контроля и учета исполнения поручений, всего лишь предоставляя возможность отслеживать движение документа в его бумажной форме по электронной карточке документа.

"Чтобы СЭД эффективно работала на управление знаниями, нужно, чтобы в ее среде могли действовать все - от руководства компанией до рядового сотрудника. С прежней системой это было невозможно, - говорит Владимир Львов, директор департамента информационных систем ТНК. - В результате внедрения БОСС-Референт повысились ответственность и качество работы исполнителей, появилась возможность контроля исполнения поручений на всех уровнях, что привело к повышению исполнительской дисциплины, и, наконец, самое важное с точки зрения поставленной стратегической цели - создана база для развития системы управления знаниями".