Контрактный инженер – профессия будущего

Москва, 30 мая - ИА Neftegaz.RU. В России контрактное управление получает все большее распространение, но как специальность с системным обучением и развитием специалистов подробного профиля она только-только начинает формироваться и выстраиваться. Компания «Газпром нефть», активно внедряющая практику управления контрактами как внутри компании, так и на рынке в целом, сейчас активно внедряет систему обучения новой профессии – контрактного инженера.

Контрактное управление – как его делают?

Контрактное управление представляет собой процесс управления договором на всех этапах его жизненного цикла, включая подготовку проекта договора, участие в закупочном процессе в части согласования договорных условий в рамках переговорного процесса, его согласование, подписание и выполнение всех условий контракта, а также закрытие контракта и выполнение гарантийных обязательств. Такой комплексный подход особенно важен при сопровождении исполнения сложных, дорогостоящих, долгосрочных контрактов и актуален для всех отраслей, где такие контракты широко распространены, в т.ч. для нефтегазовой отрасли.

Работа контрактного инженера, ответственного или управляющего конкретным договором, и контрактного менеджера как руководителя направлена на системное и эффективное управление контрактов (эффективность измеряется скоростью реализации работ по договору, освоением договорного лимита, исключением рисков неоправданного и непредусмотренного договорными условиями дополнительных затрат).

Контрактный инженер участвует в подготовке проекта договора, переговорах и согласовании условий, взаимодействуя как с различными подразделениями внутри своей компании (юридическими, закупочными, техническими и др.), так и с контрагентом. На стадии исполнения договора контрактный инженер мониторит сроки реализации всех его этапов, предупреждает о возможном их несоблюдении, обеспечивает внесение необходимых дополнений в условия договора, контролирует предусмотренные платежи, ведет допретензионную и претензионную работу по типовым случаям, а также помогает подготовить аргументы для нетиповых случаев. Контрактный инженер владеет всей информацией по договору, понимает все содержащиеся в контракте причинно-следственные связи, прогнозирует потенциальные риски задолго до их наступления и помогает разрешать спорные ситуации, не прибегая к претензионной работе или тем более к судебным разбирательствам.

Компетенции и как их оценить?

Широкий круг задач, которые должен решать контрактный инженер, уровень ответственности, высокие требования к квалификации позволяют отнести эту профессию к сложным. Такие профессии требуют знаний как в своей предметной сфере и в смежных областях, так и определенных личностных качеств.

Это ставит вопрос о создании системы оценки эффективности сотрудников, с помощью которых организации могут подтвердить наличие у человека компетенций или личностных качеств, которые помогут ему решать определенные задачи. Эксперты выделяют оперативность реагирования на кризисные ситуации, добросовестность и соблюдение этических норм, своевременное решение задач, навыки письменного и устного общения, навыки межличностного общения, способность решать проблемы, эрудиция, ориентированность на внутреннего заказчика и деловое чутье.

Динамичный характер практики управления контрактами сегодня требует гибкости и инноваций, в частности, постоянной донастройки системы оценки результативности работы контрактных инженеров в зависимости от требований времени, ситуации на рынке и запросов самой компании. Эффективным инструментом определения и оценки профессиональных и личностных качеств сотрудников служит матрица компетенций - документ, который в табличном виде содержит перечень компетенций, их описание (индикаторы) и уровень владения для специалистов того или иного уровня.

Компетенции специалистов в любой сфере деятельности, в т.ч. в контрактном менеджменте, обычно разделяют на жесткие навыки мягкие/гибкие навыки:

к жестким относятся профессиональные компетенции, знания и навыки сотрудника,
мягкие/гибкие навыки обозначают личные компетенции, социальные и психологические качества, навыки межличностного общения, лидерства и управления.

В современных условиях для успеха важны оба типа навыков и именно их комбинация позволяет профессионалам адаптироваться к меняющимся условиям и успешно справляться с разнообразными задачами. Профессиональные компетенции подразумевают знание бизнес-процессов, применение рабочих инструментов, конкретные профессиональные знания и умения, но без достаточных социальных, эмоциональных и коммуникативных навыков реализовать в полной мере потенциал сотрудника как профессионала очень сложно. Для контрактного инженера именно гибкие компетенции имеют большое значение, а их развитию придается большое значение.

«Соотношение жестких и мягких навыков – больше философский вопрос. На мой взгляд, это соотношение должно быть 60/40, где 60% – это личностные компетенции, а 40% – это профессиональные. Профессиональные компетенции очень важны, но если специалист не работает над своими мягкими/гибкими навыками, то и жесткие навыки будут даваться сложнее», – поделилась своим наблюдением начальник отдела по внедрению системы управления договорами «Газпром нефти» Анна Чернова.

Разработанная «Газпром нефтью» матрица компетенций для контрактных инженеров описывает, какой уровень владения компетенциями должен иметь специалист на той или иной должности. Компетенции в этом перечне разделены на две основные категории – профессиональные и личностные, которые, в свою очередь, разделяются на несколько групп каждая.

«Понимание того, какими личными компетенциями, навыками и качествами должны обладать контрактные инженеры, мы получили на опыте компании. Мы для себя выделили определенные компетенции, жесткие и мягкие, т.е. профессиональные и личностные, которые необходимы для успеха контрактных инженеров в решении поставленных перед ними задач», – рассказала Анна Чернова.

Профессиональные компетенции

Управление исполнением договорных обязательств:

сопровождение и координация управления исполнением обязательств по договору,
определение обязательств, контроль их исполнения и принятие корректирующих мер,
ведение допретензионной и претензионной работы,
управление процессом изменений по договору.

Управление взаимоотношениями с контрагентами:

взаимодействие с контрагентами по операционным вопросам,
формирование мотивационной модели для контрагента,
разработка плана корректирующих мероприятий и контроль их исполнения.

Общие знания о закупках и снабжении:

требования законодательства и корпоративных документов,
принципы и порядок планирования закупочных процедур,
ключевые виды конкурентных и неконкурентных закупок,
порядок заключения договора и дополнительных соглашений по результатам закупочной процедуры.

Выбор поставщика:

определение подхода к выбору поставщиков,
организация процесса выбора,
работа в автоматизированных системах управления закупками.

Управление рисками:

выявление, описание и анализ рисков,
оценка рисков,
анализ, оценка и разработка мер реагирования и контрольных процедур.

Навыки ведения переговоров:

владение тактиками и инструментами переговоров,
разработка стратегии и плана переговоров,
анализ другой стороны переговоров для выявления их сильных/слабых сторон и переговорных возможностей,
формирование убедительной переговорной позиции,
взаимодействие с разными типами участников переговоров и выбор подходящего способа коммуникации с каждым из типов.

Контрактный менеджмент:

правовые основы работы с договорами,
типы ключевых показателей эффективности и их определение, принципы мониторинга показателей КПЭ и порядок применения соглашения об уровне сервиса,
принципы управления изменениями по договору и определение их влияния на реализацию контрактной стратегии,
разрешение споров по договору и способы уменьшения влияние этих споров на контрактную стратегию,
формирование комплексного анализа исполнения всей совокупности договоров контрактной стратегии.

Личностные компетенции

Планирование:

оценка продолжительности и сложности задач и проектов, анализ влияния внешних факторов,
разделение выполнение задачи на последовательные этапы,
разработка графика выполнения задач,
оценка результата выполнения задач.

Навыки ведения презентаций:

деловые коммуникации в различных форматах – один на один, в малых и больших группах, обсуждения с коллегами, подчиненными и руководителями,
эффективные выступления как внутри организации, так и за ее пределами,
опора на надежные данные при формировании своей позиции и аргументации,
донесение своей позиции по острым и противоречивым вопросам,
создание благоприятного коммуникационного поля для всех участников процесса.

Деловая хватка:

ориентирование в коммерческой деятельности компании,
осведомленность о текущих и планируемых принципах и методах работы, тенденциях, технологиях и информационных ресурсах,
анализ рынка конкурентов,
представление о рыночной стратегии и тактике.

Особенностью матрицы компетенций контрактных инженеров «Газпром нефти» является то, что одни и те же компетенции определены для всех специалистов, но уровни владения ими устанавливаются разные для каждой должности и каждого производственного направления – разведки и добычи, логистики, переработки и сбыта. Для направления логистики, переработки и сбыта больше характерна проектная работа, поэтому акцент был сделан на проектном управлении. Для разведки и добычи были добавлены компетенции, которые нужны контрактным инженерам для выполнения договорных обязательств в операционной деятельности.

«Процесс управления исполнением договоров входит в функцию закупок, где уже определены компетенции, которые необходимы сотруднику, который там работает. Но нам их оказалось недостаточно, а некоторые компетенции, которые существовали, были излишни. Поэтому мы стали собирать обратную связь от управлений по персоналу, лидеров бизнес-функции, руководителей контрактных инженеров и у них непосредственно. О том, каких навыков и компетенций им не хватает в ежедневной работе с договорами», – рассказала о разработке матрицы компетенций в компании «Газпром нефть» Анна Чернова.

Инструмент развития

Разработка матрицы компетенций – не просто создание некоторой идеальной «модели» сотрудника, это важный инструмент развития и обучения для него самого. После внедрения матрицы в компании проводится тестирование сотрудников, чтобы понять на каком уровне они владеют компетенциями, а затем – определяются направления их дальнейшего развития.

В «Газпром нефти» такие тестирования среди контрактных инженеров проводятся ежегодно. Принятая в компании корпоративная шкала оценки владения профессиональными навыками включает пять уровней – начальный, базовый, продвинутый, экспертный и выдающийся (эксперт федерального/международного уровня). Каждому контрактному инженеру доводится, каким уровнем он обладает, а затем руководитель проводит с ними индивидуальные интервью, чтобы понять какое направление развития для себя сотрудник определяет в качестве приоритетного. Здесь возможны два пути – развитие по экспертной или руководящей ветвям. В зависимости от того, какую дорогу для себя выбирает контрактный инженер, ведется развитие компетенций и освоение новых инструментов.

«Матрица компетенций – не просто табличка, с который мы всех ознакомили. У нас более 300 контрактных инженеров, и мы проводим тестирование и интервью ежегодно, потому что человек меняется, и приоритеты у него тоже меняются. Возможно, по истечении года, мы понимаем, что контрактный инженер, выбравший экспертную ветку развития, повысил свой уровень экспертности, но пересмотрел свои приоритеты и видит себя руководителем, хочет брать бОльшую ответственность на себя и управлять людьми, то даем ему возможность развивать и проявлять управленческие навыки», – пояснила Анна Чернова.

Это соответствует современным тенденциям построения карьерного трека, свойственным сложным профессиям, к которым относится и контрактное управление. Сейчас на рынке происходит скрещивание горизонтального, т.е. экспертного развития, и лидерского, вертикального карьерного треков. Все больше и больше проявляется гибридизация между этими стратегиями, т.н. «Т-образный карьерный трек», когда специалист какое-то время развивается как эксперт, а затем уже как лидер. В «Газпром нефти» такая возможность для контрактных инженеров открыта и поддерживается на всех этапах карьерного развития.

Как учиться внутри компании?

В профессию контрактного менеджмента могут попасть специалисты с совершенно разным профессиональным опытом – юристы, технические специалисты, экономисты. Например, гуманитарии особенно хорошо могут себя проявить на крупных международных проектах, для управления контрактными обязательствами в которых требуется хорошее знание иностранных языков, культурный и исторический кругозор, умение работать с информацией из открытых источников.

В компании «Газпром нефть» в контрактный менеджмент, в основном, переходят специалисты из сферы юриспруденции, из закупок, экономического или финансового направлений, т.е. сотрудники, которые понимают, как работать с договором и его обязательствами. Одновременно наблюдается тенденция, когда в контрактное управление приходят специалисты из производственных служб, которые понимают техническую составляющую договора (технологию заказываемой работы), и в этом случае к существующим компетенциям проще добавить навыки организации исполнения договорных обязательств, выявления и работы с рисками.

Профессия контрактного инженера для России сравнительно молодая, и готовых, обученных специалистов на рынке очень мало. Поэтому в «Газпром нефти» создана последовательная система развития и обучающие программы для специалистов по контрактному менеджменту. На начальном уровне предлагается усовершенствовать стартовые профессиональные компетенции, необходимые тем контрактным инженерам, которые только пришли в профессию и начинают работать с договорами. После начального очередь за базовым уровнем, когда контрактный инженер уже имеет определённый опыт работы и ему предлагается освоить уже дополнительные навыки. После – профессиональный и экспертный уровни, о которых речь шла выше.

А где еще этому учат?

В российских вузах образовательных программ по специальности «контрактный менеджмент» до недавнего времени вообще не существовало. Многие крупные компании реализуют внутренние программы обучения контрактных инженеров, но «Газпром нефть», помимо своих внутренних программ обучения, в 2021. запустила программу дополнительного профессионального образования «Контрактный менеджмент и контрактное администрирование на предприятиях» совместно с Омским государственным техническим университетом (ОмГТУ).

Обучение проводится на базе кафедры «Цифровое управление процессами и системами нефтегазового комплекса» ОмГТУ. Курс включает базовые дисциплины, такие как экономика и финансы, которые читают преподаватели ОмГТУ, а также предметы, нацеленные на развитие компетенций контрактных инженеров. Их преподают специалисты и эксперты корпоративного центра и дочерних обществ «Газпром нефти». Стать студентами программы могут учащиеся выпускных курсов бакалавриата и специалитета, магистранты, а также практикующие специалисты. Длится полный курс обучения два семестра.

Программа обучения включает важные для контрактных инженеров дисциплины, направленные на развитие как мягких, так и жестких навыков:

контрактный менеджмент и контрактное администрирование на предприятиях,
управление договорными обязательствами,
управление закупочной деятельностью предприятия и эффективностью деятельности поставщиков,
основы управления проектами и управление рисками,
бизнес-коммуникации и переговоры,
правовое регулирование в закупках и управлении контрактами,
допретензионная работа и основы рекламационного менеджмента,
цифровая трансформация и автоматизированные системы, в т.ч. разработанная «Газпром нефтью» система управления исполнением договорных обязательств ЛИНКОН.

Обучение носит практико-ориентированный характер, что дает студентам возможность глубже погрузиться в специфику профессии и получить необходимые знания. В завершение обучения будущие контрактные инженеры защищают выпускную работу и проходят практику в дочерних обществах «Газпром нефти». Защита разделяется на два этапа. Первый этап проходит до практики и включает самопрезентацию, что служит развитию навыков публичного выступления. Далее студенты проходят практику под наставничеством руководителей контрактных инженеров, решая определенные кейсы по процессу управления исполнением договоров. На финальном этапе ребята пишут дипломные работы, по результатам защиты которых получают диплом о дополнительном образовании.

«Цель – это не теория, цель – это практические навыки. Профильные предметы читают наши сотрудники, которые в этом деле являются экспертами, они дают прикладные инструменты. Так, например, самопрезентация – важный практический навык, который мы «прокачиваем» у студентов для их успешного выступления перед аудиторией, потому что контрактный инженер должен это уметь, если он представляет интересы всей компании. В ходе практики мы также предлагаем определенные задания, которые студенты должны решить как контрактные инженеры. А после защиты, и это ключевой момент, – практически 100% выпускников нашего курса трудоустроены в нашу компанию», – рассказала Анна Чернова.

Результаты трех лет работы программы дополнительного образования по контрактному менеджменту «Газпром нефть» оценивает как успешные. Полученный опыт и наработки компания применила при разработке коммерческой обучающей программы, которая позволит готовить контрактных инженеров не только для самой компании, но и под потребности рынка труда. Это позволит подготовить кадры для тех компаний, которые пришли к пониманию необходимости системного построения у себя контрактного менеджмента, но не могут организовать своими силами дополнительное образование по этой профессии. Старт коммерческой программы обучения по контрактному менеджменту запланирован на конец мая 2024.

Наставник, ментор, тренер

Для молодых специалистов по контрактному менеджменту, в основном выпускников дополнительного образования, в «Газпром нефти» создана система наставничества. Наставником назначается опытный сотрудник, который показывает, как работать с договорами. При поддержке наставника молодой специалист начинает работать с простыми договорами. Причем «простой договор» – не фигура речи, а конкретная категория договоров. В «Газпром нефти» имеются инструменты определения уровня сложности договора, и специалистов, которые только начинают работать вместе с наставником, назначают только на простые договоры. Наставник закрепляется примерно на три месяца, он помогает молодому специалисту и отвечает на возникающие вопросы. При этом, если по истечении трех месяцев новый сотрудник еще не чувствует себя уверенно – срок наставничества может быть продлен.

Помимо системы наставничества, в «Газпром нефти» создана и система менторства. Это уже новый этап развития контрактного инженера. Если наставник – человек, который передает конкретный опыт и знания, то ментор – специалист с большим жизненным и профессиональным опытом, готовый этим опытом делиться. Для контрактного инженера ментором является его руководитель либо другой опытный сотрудник, которого он может сам для себя выбрать. Ментор отвечает на более сложные вопросы, помогает избежать затруднений в работе, консультирует и дает рекомендации по развитию.

«Программу менторства мы выстраиваем непосредственно под запросы контрактного инженера: что ему хочется развивать и какими инструментами он может поделиться», – пояснила Анна Чернова.

Еще одна программа, выстроенная в «Газпром нефти», – программа внутреннего тренерства. Контрактные инженеры, которые инициативны, хорошо себя проявили, проходят внутренние обучающие программы - становятся внутренними тренерами, транслируя свой накопленный опыт и знания вновь приходящим сотрудникам. В отличие от менторства, тренерство - это процесс развития, где тренер предоставляет указания, инструкции и упражнения, чтобы развить определенные навыки или достичь определенных целей.

«Это очень престижно среди коллег, попасть в эту программу могут не все, нужно доказать, что ты заслужил это почетное право. Это стопроцентно важная вещь, когда есть внутренний тренер – это как раз тесотрудники, которые непосредственно работают на местах и обучают новичков конкретным вещам со знанием дела. Есть практика разных уровней, например, тренеры-трансляторы пересказывают учебный материал, а тренеры-методисты – разрабатывают такие программы и обучают внутренних тренеров. Для самих тренеров обучающая деятельность тоже очень полезна – это и нетворкинг, и самореализация, и развитие управленческих навыков, и, безусловно, повышение авторитета внутри компании», – пояснила Анна Чернова.

Профессия будущего

Такая глубокая многосторонняя подготовка специалистов по контрактному менеджменту позволяет «Газпром нефти» закрыть потребность в высокопрофессиональных специалистах, способных вести самые сложные договоры. В перспективе эта профессия будет все более востребованной и потребность в контрактных инженерах будет увеличиваться.

Бизнес непрерывно улучшает управленческие процессы, адаптируя их к новым обстоятельствам и вызовам, применяя передовые технологические и методические находки и достижения. Требования к специалистам и их функциям расширяются, что приводит к изменению подходов к обучению сотрудников.

Профессию контрактного инженера можно уверенно назвать профессией будущего, поскольку она соответствует современным потребностям предпринимателей, позволяет выполнять сложные многосторонние проекты и обеспечивать точное соблюдение условий договоров всеми сторонами.

«На основе опыта «Газпром нефти» могу с уверенностью сказать, что потребность в специалистах, способных вести сложные договоры, будет только нарастать. Потому что все большие и средние компании прекрасно понимают, что невыполнение обязательств в срок, влечет за собой не только финансовые, но и репутационные риски, а вместе с ними колоссальные убытки», – резюмировала Анна Чернова.