Тысячи контрагентов, десятки источников информации, постоянные обновления санкционных списков и нормативных требований создают дополнительную нагрузку на специалистов. При этом значимая часть данных по-прежнему хранится в отдельных файлах Excel, что приводит к разобщенности информации и снижает качество анализа.
Чтобы обеспечить устойчивую и безопасную работу организации, необходимо формировать единые стандарты проверки и мониторинга контрагентов. Такой подход позволяет своевременно выявлять недостоверные сведения, предотвращать возможный конфликт интересов, оценивать финансовую устойчивость поставщиков и оперативно управлять возникающими рисками. Примером такого подхода является реализованный проект для электроэнергетической компании, которая автоматизировала процесс проверки поставщиков.
Как автоматизировать и привести в порядок процесс?
«РусГидро» — крупнейшая российская гидрогенерирующая компания и мировой лидер в области возобновляемой энергетики. Группа компаний объединяет более 68 тысяч сотрудников и обеспечивает около 14% выработки электроэнергии в России, играя системообразующую роль в энергоснабжении.
Задача была нацелена на значимое повышение операционной эффективности в этом направлении. В рамках проекта требовалось:
- снизить нагрузку на специалистов, которые ежедневно тратят значительное время на сбор, обработку и сопоставление разрозненной информации;
- ускорить проверку участников закупок и повысить качество экспертиз экономической безопасности;
- усилить контроль над рисками за счет своевременных сигналов о критически значимых событиях и выявления неочевидных взаимосвязей в структуре контрагентов;
- обеспечить доступ к актуальным данным для всех подразделений.
Решение
Для выполнения поставленных требований была создана информационная система мониторинга и проверки контрагентов на базе отечественной платформы «Вектор Плюс». Проект реализовали разработчики компании «ДАЙНЕМИК САН».
ООО «ДАЙНЕМИК САН» специализируется на разработке и внедрении IT-решений, которые повышают операционную эффективность и поддерживают цифровую трансформацию организаций в ТЭК, промышленности, фармацевтике, образовании и других отраслях. За годы работы компания реализовала более 100 проектов, что подтверждает её глубокую экспертизу в создании и интеграции сложных корпоративных систем.
Система обеспечила комплексную автоматизацию процессов департамента экономической безопасности и сформировала единый контур мониторинга, анализа и принятия решений.
Архитектура состояла из трёх взаимосвязанных модулей, каждый из которых выполнял отдельный набор функций и поддерживал общий цикл проверки:
- «Контрагенты»;
- «Закупки»;
- «Личный кабинет контрагента».
Рис.1. Модули системы
Функциональные возможности и примеры интерфейса рассмотрим ниже.
Мониторинг контрагентов 24/7
Рис.2. Мониторинг контрагентов
Система осуществляет постоянный мониторинг контрагентов из внешних и внутренних источников по заранее заданным показателям, автоматически фиксирует признаки несостоятельности поставщика и мгновенно отправляет уведомления ответственным сотрудникам.
Примеры некоторых событий мониторинга по контрагенту:
- ухудшение финансового состояния;
- попадание в реестр недобросовестных поставщиков;
- сообщения о банкротстве контрагента;
- запуск процесса ликвидации, приостановка деятельности;
- наличие решения о приостановке операций по банковским счетам;
- недоимка по налогам и сборам;
- приостановление, ограничение или отзыв лицензии;
- наличие записи в ЕГРЮЛ о недостоверности сведений;
- приближение срока окончания работ по договору;
- наступление даты пост-контроля.
Проверка участников закупок
Рис.3. Проверка участников закупок
Выполняется автоматически по заданным правилам. Система оценивает каждого участника, выдает итоговое заключение и собирает полноценное электронное досье, в которое входят данные о деловой репутации, финансовой устойчивости, кредитной истории и специфике деятельности поставщика.
Автоматический поиск связей
Рис.4. Поиск связей
Решение находит и визуализирует взаимосвязи между контрагентами, сотрудниками, договорами, адресами и телефонами — для быстрого обнаружения конфликта интересов.
На основе собранных связей строится наглядная модель (граф), которая позволяет:
- находить связи между участниками закупки;
- находить связи между сотрудниками компании и контрагентами.
Личный кабинет контрагента
Безопасный онлайн‑сервис, где деловой партнер раскрывает свою структуру владения до конечных бенефициаров, прикрепляя подтверждающие документы (устав, выписку из ЕГРЮЛ, ежеквартальный отчёт и прочее).
Рис.5. Дерево бенефициаров
Информация от контрагента поступает на проверку без задержек, в электронном виде и в полном объёме. Автоматические алгоритмы находят связи и несоответствия (появление в санкционных/негативных списках, пересечения по учредителям, недостоверность данных и прочее).
Сервис обеспечивает соблюдение требований законодательства по проверке конечных бенефициаров (Постановление Правительства РФ от 31.07.2017 № 913, а также ст. 6.1 Федерального закона от 07.08.2001 № 115-ФЗ), что наиболее важно для компаний с госучастием.
Интеграции
Внешние — официальные открытые государственные реестры и коммерческие агрегаторы, которые совместно обеспечивают полный спектр юридически значимой и финансовой информации о компаниях:- Федеральная налоговая служба;
- Единый федеральный реестр сведений о фактах деятельности юридических лиц;
- Государственный информационный ресурс бухгалтерской отчетности,
- Центральный банк РФ;
- Федеральное казначейство;
- Верховный суд РФ;
- Федеральная служба судебных приставов и другие.
- ERP-системы (1С, SAP);
- Системы управления закупками;
- Кадровые системы;
- Сервис «Личный кабинет контрагента».
Ход выполнения работ
Внедрение было выстроено поэтапно (от написания регламентов и унификации данных до настройки всех необходимых интеграций), чтобы закрыть одновременно организационные и технические задачи, обеспечить соответствие требованиям договорной работы и экономической безопасности на уровне Группы компаний.- Подготовка методологической основы: актуализация/написание регламентов, проверка на соответствие нормативным актам;
- Проведение интервью с функциональными заказчиками и сбор требований;
- Проектирование системы: создание технического задания и технического проекта;
- Разработка основных модулей;
- Подключение интеграций;
- Актуализация регламентов и инструкций;
- Обучение сотрудников;
- Ввод системы в эксплуатацию и приёмка решения;
- Непрерывное сопровождение пользователей;
- Контроль качества;
- Развитие и улучшение функциональности системы.
Результаты в цифрах
Сокращение трудозатрат: более 32 000 человеко-часов в год.Снижение затрат на оплату труда: более 80 млн рублей в год.
Экономия носит системный характер и достигается ежегодно.
Рис.6. Предотвращение ущерба
Отзыв от ПАО «РусГидро»:
«В ходе проекта специалисты продемонстрировали высокий уровень компетенций. По результатам работ решение было успешно развернуто и переведено в эксплуатацию в многопользовательском режиме.
Особенно отмечаем качественную подготовку пользователей — проведенные обучения и методическая поддержка позволили быстро освоить функциональные возможности системы и интегрировать их в текущие процессы.
Выражаем благодарность ООО «ДАЙНЕМИК САН» за профессионализм и выполнение работ в срок».
Особенно отмечаем качественную подготовку пользователей — проведенные обучения и методическая поддержка позволили быстро освоить функциональные возможности системы и интегрировать их в текущие процессы.
Выражаем благодарность ООО «ДАЙНЕМИК САН» за профессионализм и выполнение работ в срок».
Опыт Группы «РусГидро» показал, как комплексное решение для мониторинга и проверки контрагентов позволяет крупным компаниям уйти от трудоемких ручных процедур к автоматизации, добиваясь значительной экономии времени и средств.
Разработчики ДАЙНЕМИК САН готовы применить успешный опыт в других организациях. Гибкий подход позволяет адаптировать платформу под:
- специфику отрасли, локальные нормативные акты и регламенты компании заказчика;
- необходимость интеграции с существующим IT-ландшафтом;
- требования по масштабируемости и развитию системы.
ООО «ДАЙНЕМИК САН»
Тел.: 8(499) 403-12-33
e-mail: info@dynamicsun.ru
Автор: Андрианова Ульяна Алексеевна, маркетолог ООО «ДАЙНЕМИК САН»
