Документооборот на нефтегазовых предприятиях. 3 направления для оптимизации

Из всех компаний различных отраслей экономики и разных сегментов рынка можно условно выделить весьма документоемкие бизнесы. К ним относятся, в значительной степени, фирмы, взаимодействующие с большим количеством контрагентов, имеющие большой штат офисных сотрудников и разветвленную сеть филиалов. Нефтегазовые компании как раз из таких. Описанные выше особенности бизнеса неизбежно ведут к росту документооборота и офисной печати, и, как следствие - потери контроля над ними. Причина такого положения дел кроется в особенностях организационной структуры компаний. Составляющие затрат настолько разбросаны между различными организационными единицами и бюджетами, что ответить на вопрос: «сколько стоит страница документа?» практически невозможно. Но и заниматься оптимизацией документооборота в то время, когда нужно максимально эффективно управлять профильными процессами, также не представляется возможным. Логичным выходом из сложившейся ситуации может стать аутсорсинг всех непрофильных для компании документоемких процессов, включая печать, обработку документов и обеспечение информационной безопасности. Логика проста: то, что является вспомогательным видом деятельности для крупного предприятия, для аутсорсера - основная работа, в которой он активно использует мировой опыт и передовые технологии, и старается выполнить ее как можно лучше.

Экс-глава GE Джек Уэлч однажды очень точно охарактеризовал аутсорсинг: «Непрофильные для Вас процессы для других организаций являются основными. Не владейте столовой - пусть им владеет сеть кафе/ресторанов. ... Важно понимать, что Ваши лучшие люди выполняют самую важную для Вашего бизнеса работу. Непрофильные процессы по определению никогда не будут привлекать Вашего внимания. Мы отдали эти процессы тем, кто заинтересован в наилучшем их выполнении. Это и есть аутсорсинг». Как уже упоминалось выше, можно выделить 3 основных направления в работе с документами, над которыми может поработать компания-подрядчик, это: офисная печать, обработка входящей документации и обеспечение сохранности информации.

Оптимизация офисной печати

Внутри компании процесс часто слишком распределен между несколькими бизнес-подразделениями, и чтобы сказать точно, какие его части можно оптимизировать, нужен взгляд эксперта. Начиная работать с заказчиком, аутсорсер исследует офисную инфраструктуру и процессы, проводит анализ полученных данных. Проведение такой работы позволяет составить объективную картину документооборота, определить цели, ограничения и бизнес-требования заказчика. Затем формируются предложения по оптимизации документооборота, которые базируются на проверенных организационных и технологических решениях.

После того, как план и финансовая модель оптимизации инфраструктуры согласованы, заключается договор на управление. Следует отметить, что профессиональные компании, такие как, например, Xerox, берут на себя ответственность за свои рекомендации. Достижение уровня экономии, который мы определяем при проведении анализа инфраструктуры, мы готовы финансово гарантировать в рамках договора на управление. В течение срока действия договора Xerox управляет согласованными изменениями инфраструктуры, соответствующих процессов и процедур, включая осуществление всех необходимых коммуникаций внутри компании, отвечает за работоспособность всей существующей офисной техники в офисе клиента вне зависимости от марок и производителей. Нет необходимости отвлекать ваших IT-специалистов от важных для компании проектов - все операции от ремонта техники до закупки расходных материалов можно передать Xerox. Сотрудникам офиса не придется отвлекаться даже на загрузку бумаги - по контракту это может выполнять Xerox. Чтобы не отвлекаться от важных дел, все задачи по печати должны выполняться быстро, четко и без задержек. Как это будет обеспечиваться - забота и ответственность подрядчика. Сегодня большинство игроков российского рынка внешнего управления офисной инфраструктурой - это системные интеграторы. Вместе с тем управление печатью для системных интеграторов не является основным бизнесом, поэтому у заказчика могут возникнуть вопросы об уровне предоставления услуг. Какова скорость реакции на инцидент? Сколько продлится ремонт? Эффективно ли организована поставка расходных материалов? Без сомнения, более глубоко архитектуру предлагаемого решения понимают производители оборудования. Это понимание и отраслевая экспертиза дает возможность компании Xerox предоставить заказчику в рамках договора финансовые гарантии достижения уровня экономии, который был заявлен на основании проведенного обследования инфраструктуры и анализа документооборота. Такой подход следует считать наиболее эффективным с точки зрения взаимодействия компании-аутсорсера и заказчика.

Что в итоге?

Передача управления офисной инфраструктурой компании-аутсорсеру дает возможность заказчику сэкономить до 20-30% и более от затрат на печать. Заказчик начинает получать экономию без крупных инвестиций, уже в первый год управления. Такая экономия достигается во многом за счет «покопийной» системы оплаты, принципа «все включено», а так же особой системы контроля затрат. Так, к примеру, предлагаемая компанией Xerox форма ценообразования позволяет выявлять и перераспределять все затраты, включая косвенные, на офисную инфраструктуру и связанные процессы по подразделениям компании с точностью до сотрудника. По окончании месяца клиенту предоставляется отчет о распределении суммы счета по центрам затрат, рассчитываемый в соответствии с согласованным алгоритмом.

Информационная безопасность документооборота нефтегазовых компаний

Коммерческая значимость крупных проектов, затрагивающая интересы регионов, а порой и государств определяет то, что в документах нефтегазовых компаний традиционно высока доля конфиденциальной информации, утечка которой может поставить под угрозу не только реализацию отдельных проектов, но и интересы бизнеса, и репутацию компании в целом.
Одним из решений данной проблемы может служить специальная система учета копировальных и печатных работ с возможностью просмотра образов копируемых и печатаемых документов и получением информации о том, кто, когда и на каком оборудовании произвел печать или копирование документа. Данное решение включает в себя авторизацию пользователей при помощи бесконтактных электронных карт (например, электронных карт контроля доступа, применяемых в компании); учет копировальных и печатных работ; просмотр электронных образов и атрибутов печатаемых и копируемых документов соответствующими сотрудниками; управление доступом пользователей к печатному и копировальному оборудованию; расчет стоимости копировальных и печатных работ. Более того, в документ, в каждую страницу при печати можно добавить невидимые пользователю метки с информацией о содержимом листа, его авторе, версии, грифе секретности. Именно эти метки и не позволят инсайдеру скопировать или отправить по почте важный документ внутри организации - автоматически работа будет заблокирована, а информация о попытке неавторизованной работы с секретным документом с указанием метаданных о документе, сотруднике, времени инцидента будет отправлена в службу безопасности. Очевидно, что такое решение востребовано и актуально для нефтяных и газовых компаний как само по себе, так и в рамках услуги управления офисной структурой.

Обработка документов. Канцелярия hi-tech

Огромный объем бумажного документооборота нередко выступает фактором, замедляющим принятие решений, а, следовательно - снижающим эффективность всего производственного процесса. Помочь справиться с этой проблемой позволяет целый ряд услуг, включая обработку входящей корреспонденции (Mail room), бухгалтерской первичной документации; наполнение корпоративных архивов хранилищ).

• Услуга Mail room обеспечивает перевод входящей документации в электронный вид с пересылкой документа сотруднику по электронной почте. Это позволит упорядочить и ускорить работу с корреспонденцией, повысить контроль. До сих пор по нашему опыту работы в некоторых крупных коммерческих организациях остается проблема неразберихи и потери корреспонденции в канцелярии. В рамках предлагаемой услуги все документы регистрируются и доставляются сотрудникам максимально быстро, потеря важных документов становится просто невозможной. Финансовый отдел получает копии финансовых документов для осуществления проводок четко и оперативно. Все оригиналы передаются в архив или в соответствии с бизнес-процессами заказчика. Безусловно, часть корреспонденции не подлежит вскрытию и после регистрации доставляется получателю, однако по практике крупных мировых компаний таких случаев насчитывается до 10%. А 90% корреспонденции - типовые документы, пригодные для автоматической оцифровки и маршрутизации.

• Услуга по оцифровке первичной бухгалтерской документации включает сортировку «первички», извлечение данных, сравнение с данными ERP, выделение «исключений» и передача документов на оплату и в архив. А значит ликвидирует задержки и ошибки в оплате, штрафы, неправильное признание НДС . Появляется шанс разгрузить дорогостоящих профессиональных бухгалтеров от рутинных операций, которые сегодня выполняются вручную (по оценке различных консультантов затраты в среднем до 200 руб. на документ), предоставив эту работу аутсорсеру. При этом стоимость услуги обойдется дешевле на 30-50%, а предоставляемое качество выше. Оцифровка первичных документов и загрузка в информационную систему дает возможность доступа к документам из территориально удаленных офисов, что важно для компаний с многочисленными региональными подразделениями.

• Обработка архивов (хранилищ) обеспечивает оперативный доступ сотрудников компании к образам документов бухгалтерской, кадровой, управленческой документация. Отдельно следует упомянуть инженерно-конструкторскую, ремонтную документацию, методическую или журнальную. От внешне простого процесса оцифровки листовых документов до оцифровки сшитых изданий, справочников, книг, чертежей и кальки, состояние которых требует особых мер предосторожности. И весь этот бумажный архив, содержащий важные сведения об объектах (и потому не утилизируемый) продолжает лежать мертвым грузом и приходить в состояние, когда работать с ним сможет только реставратор.
Конверсия этого, как правило, значительного объема бумажных документов в цифру, атрибутирование, организация и первичное наполнение электронного архива - вот еще одна из услуг, предлагаемых Xerox нефтегазовому сектору сегодня.

Документный аутсорсинг в нефтегазовом секторе. Современное состояние и перспективы

Такое преимущество, как возможность экономии средств при передаче документоемких процессов на внешнее управление, следует еще раз подчеркнуть, поскольку понятие аутсорсинга в России всегда ассоциировалось с достаточно дорогими проектами. Этот стереотип, к сожалению, до сих пор силен и выступает одним из факторов, ограничивающих рост объемов услуг внешнего управления. Другим фактором, очевидно, следует считать низкую осведомленность заказчиков об услуге такого рода. Даже те компании, которые придерживаются инновационного подхода в бизнесе, далеко не всегда обладают предметными знаниями в вопросах сегодняшнего аутсорсинга. Несмотря на все это, мы ожиданием, что аутсорсинг-услуги для нефтегазовых компаний в обозримом будущем будут развиваться достаточно быстрыми темпами. Оснований для подобных ожиданий как минимум два: растущие потребности заказчика и рост внимания компаний к экономии финансовых ресурсов. Сегодня заказчики все чаще ждут от поставщиков комплексного предоставления услуг, а не поставок оборудования «в коробках». Спрос же, как известно, рождает предложение. Кроме того, если раньше перед компаниями не стояло жесткой задачи сокращать расходы на отдельные бизнес-процессы (во главу угла прибыльности был поставлен рост доходов), то текущая экономическая ситуация заставляет руководство компаний обращать пристальное внимание на любые возможности экономии финансовых ресурсов.

В международном масштабе опыт компании Xerox в этом бизнесе подтверждается компанией Gartner - ведущей мировой компании по аналитическим исследованиям и консалтингу в области информационных технологий. Согласно отчету в декабре 2008г «Magic Quadrant for Managed Print Services Worldwide», в 2007 году на долю компании Xerox и Fuji Xerox пришлось 53% мирового рынка управления офисной печатью. В настоящее время Xerox, в дополнение к оборудованию собственной марки, управляет примерно одним миллионом устройств других производителей в офисах заказчиков по всему миру, включая Россию.
В России компания уже реализовала десятки проектов, связанных с управлением печатной офисной инфраструктуры, управлением документоемкими бизнес-процессами и производством массовой документации. Сегодня можно с уверенностью говорить о перспективах развития российского рынка услуг. Этот рынок в России сегодня находится в самом начале своего пути, и впереди еще много работы, новых потребностей и новых способов их осуществления.