В сентябре 2013 г Консорциум «Кодекс» получил сертификат соответствия системы менеджмента качества требованиям стандартов ISO 9001:2008 и ГОСТ ISO 9001:2011.
Сегодня компания не только продолжает успешно совершенствовать свои бизнес-процессы, но и предлагает эксклюзивное решение для предприятий, только готовящихся к внедрению СМК.
Консорциум «Кодекс» более 20 лет успешно работает на рынке правовой и нормативно-технической информации.
Естественно, что за такой период времени в компании была выстроена эффективная система управления, в противном случае, она не смогла бы работать так долго.
Поэтому когда руководство приняло решение о прохождении сертификации по требованиям ИСО 9001, серьезных трудностей с выполнением данной задачи не возникло.
Наличие сертификата было необходимо для перехода компании на активную работу с новым сегментом рынка - рынком корпоративных клиентов.
Чаще всего для участия в тендерах и для заключения крупных контрактов от внешних поставщиков в обязательном порядке требуют быть сертифицированными по ИСО 9001.
С первой попытки
В течение полугода в «Кодексе» проходила инвентаризация бизнес-процессов, готовилась необходимая документация, наличие которой требует ИСО 9001.
Столь продолжительный период подготовки к аудиту был связан с тем, что стандарт написан с использованием достаточно сложной терминологии.
Необходимо было разобраться, насколько действовавшие на тот момент правила и порядки в подходе управления компанией соответствуют и могут быть применимы для подтверждения требований стандарта.
По словам аудиторов, крайне редко компании такого уровня проходят сертификацию за один этап.
Обычно происходит первая проверка, выдаются существенные замечания, дается время на их исправление, потом происходит вторая инспекционная проверка.
«Кодекс» же прошел сертификацию за один этап, что, безусловно, стало заслугой того базиса, который был в компании ранее.
Осенью 2013 года состоялась проверка, и система управления Консорциума «Кодекс» была признана соответствующей требованиям ИСО 9001.
Предметом аудита были процессы по разработке программного обеспечения, обработке данных, созданию и сопровождению профессиональных справочных систем «Техэксперт» и «Кодекс».
Полученный сертификат стал официальным подтверждением того, что система менеджмента в компании находится в отличном состоянии, взаимодействие между структурными подразделениями налажено, а все бизнес-процессы оптимизированы.
Формальное условие
Одним из требований стандарта ИСО:9001 является налаженное на постоянной основе получение актуальных внешних нормативно-методических документов.
Аудиторы в обязательном порядке проверяют, как в компании функционирует этот процесс.
Они смотрят на наличие фактически обновляемой системы, содержащей документацию, и на наличие действующего договора с компанией-поставщиком нормативно-методических документов.
В случае с Консорциумом «Кодекс» данные требования вызвали улыбку у аудиторов.
По их словам, зачастую по этому пункту стандарта возникают большие вопросы, но к разработчику электронных систем нормативно-правовой и нормативно-технической документации их не может быть априори.
Ведь разработчик справочных систем получает новые версии документов первым, раньше, чем другие компании.
Единая философия
Сейчас Консорциум «Кодекс» активно работает в сегменте корпоративных пользователей, завоевывая все новых крупных клиентов и реализуя эксклюзивные заказные проекты.
Однако о глобальных переменах в бизнес-процессах компании после прохождения сертификации СМК речь не идет.
- Если на предприятии система менеджмента работала, то не стоит ждать резких изменений после сертификации. А то получается, что до этого все было плохо, а тут вдруг заработало. Это не правильно, - говорит Представитель руководства по качеству, директор Производственного департамента Консорциума «Кодекс» Владислав Резников. - Вместе с тем, стоит отметить, что мы полностью разделяем философию ИСО 9001. Она заточена на то, что компания идет от потребности пользователя и все время совершенствует свою модель управления, направляя ее на анализ потребностей пользователей, совершенствование продукта, сбор обратной связи, и последующий анализ достижения целей. Это постоянный цикл развития и совершенствования.
И все же внутри Консорциума изменения происходят регулярно.
Но их можно отнести к естественной эволюции компании в меняющихся реалиях, к ее стремлению развиваться.
Например, сейчас проходит активное внедрение Системы электронного документооборота и Банка управленческих документов, что позволит оптимизировать существующие бизнес-процессы.
Прошел сертификацию сам - помоги другому
Совсем скоро начнет действовать новая редакция стандарта ИСО 9001:2015. По мнению специалистов, при переходе на новые требования СМК организаций не будут претерпевать кардинальных изменений, тем не менее, значимые нововведения в стандарте 2015 года все же присутствуют.
- С одной стороны новая редакция более либеральна, по отношению к действующей, с другой - она содержит принципиальные изменения. Например, вводится отдельный институт, которого в существующей редакции не было. Это управление рисками, - поясняет Владислав Резников. - И хотя у нас в компании, безусловно, существуют элементы Системы управления рисками, но как целостную систему ее необходимо будет выстраивать и анализировать.
После выхода новой версии стандарта ИСО 9001 Консорциум «Кодекс» планирует «освежить» сертификат. О том, что этот процесс пройдет быстро и успешно можно не сомневаться.
На основе собственного опыта прохождения сертификации по требованиям стандарта ИСО 9001, «Кодекс» разработал уникальное решение для предприятий, которые только готовятся к внедрению системы менеджмента качества. Оно получило название Система управления нормативно-технической документацией «Техэксперт» (СУ НТД «Техэксперт»).
Данная система поможет внедрить и поддерживать СМК на предприятии в соответствии со всеми требованиям стандарта ИСО 9001 по управлению документацией.
Что такое СУ НТД «Техэксперт»?
Система управления НТД «Техэксперт» - это готовое комплексное решение для создания единого информационного пространства на предприятии.
Оно делает более удобным процессы получения, ведения, актуализации и работы с нормативными документами. После внедрения СУ НТД большая часть этих процессов происходит в автоматическом режиме.
Система позволяет полностью закрыть все потребности в нормативно-технической, нормативно-правовой и справочной информации с помощью доступа к фонду документации «Техэксперт» из 17 миллионов документов.
СУ НТД позволяет создавать и вести электронную базу внутренних документов предприятия в едином пространстве с документами из систем «Техэксперт».
Уникальные инструменты для работы с информацией помогают оперативно отслеживать изменения в интересующих нормативах, стандартах или законах, облегчают работу с документами, позволяют осуществлять интеграцию с другими системами (например, САПР).
Кроме того, пользователи могут заказывать международные и зарубежные стандарты от ведущих мировых разработчиков. Эти и многие другие возможности Системы управления НТД «Техэксперт» позволяют оптимизировать бизнес-процессы предприятия любого уровня.
Инструмент для управления документами
Согласно требованиям стандарта ИСО 9001, предприятие должно иметь инструмент управления внешними и внутренними документами.
Причем в рамках СМК управлять нужно абсолютно всеми документами, регламентирующими деятельность компании, влияющими на качество продукции в сертифицируемой области деятельности.
Они составляют довольно внушительный набор документов, управлять которым за счет ручной работы персонала крайне неэффективно и чревато рисками.
Удобным инструментом для управления документами СМК является Система управления НТД «Техэксперт».
Она позволяет грамотно организовать и автоматизировать процесс работы со всеми документами, как на предприятиях где уже внедрена СМК, так и на предприятиях, которые только готовятся к проведению сертификации по требованиям ИСО 9001.
Все документы СМК находятся в едином электронном хранилище, доступ к которому могут получить все сотрудники предприятия на своих рабочих местах.
Все документы, как внешние, так и корпоративные, автоматически актуализируются, поэтому не приходится тратить время на отслеживание изменений.
Более подробно о Системе управления НТД «Техэксперт» можно узнать на сайте.
